среда, 14 января 2015 г.

Я - event-менеджер. Окунемся в мою работу вместе?)

Вот и прошли сумасшедшие дни новогодних праздников и корпоративов. И теперь я могу поделиться с вами опытом моей любимой работы: я - event-менеджер. Если проще - организатор любого вида мероприятия в городе Томске: корпоративный или выпускной вечер, тимбилдинг, свадьба, выставка, маркетинговые мероприятия, пресс-ланчи… Организатор полностью курирует проект от идеи до его воплощения в жизнь. А началось все 7 лет назад...
Я работаю в праздничном агентстве ХОРОШОУ.


В детстве я мечтала стать режиссером по гриму. Именно режиссером:) Мне всегда нравилось смотреть различные шоу-программы по телевизору, видеть ярких артистов и зажигательные танцевальные постановки. Но со временем я и забыла об этом.. Математика Единственное, что точно знала при поступлении в университет, что я настоящий гуманитарий и прочие точные науки вызывали во мне страх.
Я поступила в Томск и начала учебу на философском факультете. Мне не нравилась моя будущая профессия, не нравилась учеба. И я начала искать себя в активной жизни университета. За 5 лет учебы прошла множество психологических тренингов, школы кураторов, работала с первокурсниками. а потом стала председателем культурно-массовой комиссии в профкоме студентов моего большого университета. И тут проявилась моя любовь к мероприятиям. Я «горела» своим проектами, у меня была замечательная команда, с которой мы прошли огонь, воду и медные трубы. Работа организатора требует огромного вложения моральных и физических сил. Я буквально жила в профкоме перед большим мероприятием и изредка посещала университет.
А потом я встретила своего будущего мужа, и решила, что нужно «заканчивать эту веселую жизнь».  
Близкие говорили, что работать организатором мероприятий несерьезно. И я их послушала. Ушла в сферу недвижимости в государственную организацию и два года работала с бумажками. У меня был замечательный коллектив, но скучная работа. Моя творческая душа требовала работы организатором, пиарщиком, маркетологом. От скуки на работе дома я начала интересоваться модой, декором, появилась идея вести свой модный блог. Я училась шить. И волею судьбы я попала в большую компанию на должность маркетолога. Было сложно. Ведь маркетолог был не только творческим человеком, но и экономистом, который должен уметь вычислять немыслимые цифры и создавать стратегические планы. В один момент я уволилась "вникуда" и мы улетели в теплые края. Вернувшись в Россию, я случайно нашла объявление о работе моей мечты. И послушала только свое сердце. Теперь я работаю организатором праздников в Томске.




За 7 месяцев работы я с уверенностью могу сказать, что организатор должен уметь все :) Он должен быть психологом, управленцем, сценаристом, режиссером, продажником, маркетологом, пиарщиком, дизайнером, желательно быть на "ты" со звуковой и световой техникой, уметь собирать конструкции для банеров, декорировать помещения, разбираться в кухнях всех заведений города, знать вместимость залов различных помещений, уметь шить скатерти, костюмы и прочее, прочее, прочее... Это невероятное количество функций можно дополнять постоянно:) 





Из практики не совсем обычных функций организатора могу сказать, что я шила рыцарскую попону на лошадь и флаги, резала неимоверное количество игровых "денег", картон для гоночных болидов, делала бумажные самолетики, на работе играла в рулетку и покер...            



В любой творческой работе залог успеха - это отдавать себя делу полностью. Event-менеджер - это не та профессия, где можно изо дня в день работать "для галочки". Даже приходя домой, я думаю о том или ином проекте, смотрю развлекательные передачи, беру какие-то идеи, анализирую, как их можно воплотить в жизнь в нашем небольшом городе. А когда я смотрела Олимпиаду в Сочи, постоянно жалела о том, что я не приняла участие в этом действии.           
Работая в университете организатором, я всегда была тенью мероприятий, и сейчас я считаю, что хорош тот event-менеджер, которого на самом мероприятии не видно. Как будто все само себе организовалось и проходит плавно :) Хотя на самом деле все происходит не так.



В день мероприятия наша команда всегда находится на площадке задолго до его начала. Залог успеха мероприятия больше чем на 70% зависит от тщательной предварительной подготовки. Опыт показывает, что лучше уж мне нечего будет делать в день мероприятия, чем в последний момент будут нерешенные вопросы. В зависимости от вида проекта я выполняю определенный ряд функций. Если это концерт - я встречаю артистов, решаю оргвопросы, контролирую проведение репетиций, если нужно - заказываю иногородним выступающим еду и практически кормлю их :) Ведь сытый артист - это довольный артист. А только от его успешной работы зависит наша репутация как организаторов. И даже уборщица, которая выйдет в самый неподходящий момент, может испортить впечатление от самого крутого проекта.       
Всегда волнительно и немного страшно до начала мероприятия. Поэтому главное - старт. А потом все пойдет (а точнее, должно пойти) по заранее продуманному сценарию. Сценарий на 100% не выполняется практически никогда, ведь мероприятие – это «живой» организм, его поведение никогда невозможно точно предсказать. Опыт и заключается в том, чтобы оперативно и правильно среагировать на сложившуюся непредвиденную ситуацию – задержали самолет у артиста, приехал представитель администрации и ему срочно нужно дать слово, возник конфликт между гостями и т.п.





Если мероприятие идет целый день, ты ни разу не присядешь. Поэтому нужно выглядеть прилично, но удобно) И никаких каблуков!  А еще обидно, когда «набегаешься» целый день при подготовке, вечером все гости приходят красивые. А организатор уже жутко уставший и его вид сложно назвать праздничным))



Хочется также уделить особое внимание психологическому аспекту в моей работе. Организатор должен быть невероятно устойчивым психологически, лояльным к клиентам, артистам, фотографам и всем подрядчикам, уметь сглаживать конфликты, находить взаимопонимание даже с неуправляемыми людьми. Клиенты бывают разные, и к каждому нужно найти подход. Тем более, у нас город небольшой, и часто сарафанное радио срабатывает. Мы стараемся работать на высоком уровне, и радует, когда-то обращается к нам по рекомендации знакомых или коллег. Нужно постоянно контролировать подрядчиков и записывать все! Ведь за день я получаю такое количество информации, что какие-то пункты можно забыть.


Зато наша работая благодарная, ведь такое счастье - видеть горящие и довольные глаза гостей, когда по завершению проекта все подходят и благодарят тебя! Тогда все безумные дни и усталость куда-то уходят, и можно почувствовать, что вся работа была проделана не зря.  Очень комфортно работать с постоянными клиентами, особенно, когда и сотрудников компании ты узнаешь в лицо на мероприятии:) Бывают клиенты, которые одобряют все идеи и мы из с радостью их реализуем, иногда даже безумные на первый взгляд концепции можно воплотить в жизнь! Это риск, но он часто оправдывает себя. Делать праздник людям безумно ответственно и приятно! Нам посчастливилось работать с российским звездами и артистами из разных городов России. Например, Гоша Куценко, группа «Quest Pistols», Ольга Бузова, группа «Дюна» и Наталья Сенчукова, группа IOWA, Влад Лисовец.
На больших концертах мы работаем с опытными режиссерами, сценаристами и актерами.
Кстати, мне постоянно хочется написать "мы" и "наша" работа: ведь только настоящая дружная команда может сделать качественный проект!
Например, если ведущий и ди-джей работают слаженно - никто и не заметит, что кто-то из них сделал что-то неверно. Ведущий же не может в микрофон сказать ди-джею напрямую, что сейчас будет, и приходится как-то завуалированно объясняться :)
Мы всегда приходим на помощь друг другу.



Бывает так, что в самый ответственный момент может сломаться оборудование, вмешиваются какие-то иные силы, мешающие мероприятию, самый нужный человек оказывается занят и не может выполнить работу… Организация мероприятия иногда может быть похожа на сумасшедший дом) Но главное относиться к этому спокойно и рассудительно и уметь разрешать все форс-мажоры. И дружить со всеми, ведь только друг приходит на помощь в беде))
Активная и большая работа в event-агентстве носит сезонный характер: мы трудимся в основном зимой и летом.
Позади новогодние корпоративы. К Новому году мы начали подготовку еще в сентябре. За огромное количество декабрьских  мероприятий 31 -го числа я, как и ожидала, была дома у телевизора и встретила 2015-й год в тишине и спокойствии, с мужем. Жаль, а я ведь не против и в новогоднюю ночь поработать, но муж не оценил бы.

И немного о еде, раз речь зашла о новом годе) Наверное, мы "заелись", но уже не можем смотреть на еду в ресторанах и кафе, особенно картошку и мясо под сыром и помидорами:)





А лето – это пора свадеб и тимбилдингов. Радует, что мы много времени проводим на природе. Но бывает, что работаем в дождь или холодную погоду, ведь лето в Сибири непредсказуемо. Если окунуться в сферу проведения тимбилдингов - я сразу вспоминаю базу отдыха, сосны и множество автобусов с приезжающими. А еще – летнюю утреннюю росу, комаров и прочую лесную живность)







Тимбилдинг - это мероприятия, направленные на "построение команды", командообразование. Мы делаем интересные тематические тимбилдинги, цель которых - всей командой достичь каких-то мелких целей и в итоге собрать целый "пазл". У нас много увлекательных программ: квесты, творческие мастер-классы, спартакиады и многое другое. 






Когда мы организовываем свадьбу "под ключ", бывают трудности и мелочи, из которых и складывается общая картинка. Я даже на свою свадьбу с такой тщательностью не подбирала ленточки тон в тон и не беспокоилась о цветах на торте. Но ведь так хочется, чтобы этот день прошел идеально! Жених и невеста нервничают, родители и родственники нервничают еще больше, и моя работа – успокоить всех и сделать праздник на самом высоком уровне.        


История любви из опыта рабочего:



«На работу как на праздник», - пожалуй, эта фраза меня, для event-менеджера, звучит радостно как в прямом, так  и в переносном смысле.


И напоследок немного фактов об event-менеджере (возможно, кое-где «профессиональный» юмор, не совсем понятный людям других профессий)
1. Я event-менеджер. У меня всегда есть все штуки, которые вы забыли – зонтики, переходники для всех розеток, запасные зарядки для всех мобильников и ноутбуков. Провода и переходники для вашего Мака или PC, комплект нужного вам софта я всегда ношу с собой.
2. Я event-менеджер. За 15 минут я могу написать отчет о проекте и предложение на тендер, ТЗ для подрядчиков и сценарий для обзвона, прособеседовать 10 промиков и ответить на 15 звонков. Для меня это скучный вторник.
3. Я event-менеджер. Да, это именно я несу ответственность за свежесть продуктов, напряжение в городской сети, напившихся сотрудников, ПМС официанток, пробки на дорогах, погоду, работу вашего провайдера и мобильного оператора, пунктуальность вашего гендиректора, валютный курс и состояние национальной экономики.
4. Я event-менеджер. Конечно, я уговорю площадку скинуть цену на аренду в последнюю рабочую пятницу года. Я сделаю это даже в конце ноября.
5. Я event-менеджер и я терпелив. Я готов ждать вашего решения месяцами, а потом ночами, считая часы и минуты, реализовать все, что было обещано в кратчайшие сроки и по минимальной цене.
6. Я event-менеджер. Я никогда не обижаюсь, если я потратил 2 недели на подготовку предложения, написал 5 концепций и нашел для вас 10 залов, а вы передумали или решили провести мероприятие сами, по любезно предоставленным концепциям. И я никогда не злорадствую, читая потом смешные отчеты об этих мероприятиях.
7. Я event-менеджер. Я люблю творчество и поэтому обожаю тендеры, куда приглашают 15 агентств, и поэтому у компании нет времени встретиться ни с кем из них.
8. Я event-менеджер. Я найду артиста, которого любит вся ваша компания, но никто не помнит его имени. Достаточно лишь слегка напеть мне три-четыре ноты.
9. Я event-менеджер. Мне ничего не стоит попросить 1000 человек в конце дня не есть, пока не выступит ваш руководитель.
10. Я event-менеджер. Да, моя работа - это развлекаться, общаться со «звездами» и тусоваться на всяких интересных мероприятиях.
И ГЛАВНОЕ ВЕРИТЬ – ВСЕ БУДЕТ ХОРОШОУ! :)